عندما ترسل فاتورة إلى منصة فاتورة، يعود رد من ثلاثة: أُجيزت (الفاتورة الضريبية) أو قُبلت (المبسطة)، أو مرّت مع تحذيرات (تمرّ، لكن صحّح الملاحظة في الفواتير القادمة)، أو رُفضت.
ماذا يعني الرفض؟
الفاتورة المرفوضة لا تُعد مستندًا صالحًا. إن كانت ضريبية فلا تسلّمها لعميلك، ولا تحاول «إلغاءها» في الحالتين. صحّح الخطأ، ثم أصدر الفاتورة من جديد كفاتورة جديدة.
كيف تقرأ رسالة الرفض؟
كل خطأ في الرد يأتي غالبًا مع رمز القاعدة (مثل BR-KSA-37) ونص إنجليزي قصير. الرمز هو المفتاح: ابحث عنه في قاموس الأخطاء بالعربي. وتنبيه: بعض المقالات المنتشرة تنسب أرقامًا خاطئة إلى القواعد، فارجع إلى رمز القاعدة كما يظهر في رد المنصة، وعلى جدول الهيئة الرسمي.
أشهر أسباب الرفض في بيانات المنشأة الصغيرة
هذه قواعد من جدول الهيئة الرسمي، اخترناها لأنها تتعلق ببيانات تُدخل يدويًا عادة:
| ما الذي تتحقق منه القاعدة | الرمز | التصحيح |
|---|---|---|
| رقم المبنى في عنوان البائع 4 أرقام | BR-KSA-37 | اكتب رقم المبنى من العنوان الوطني كما هو (4 أرقام) |
| الرمز البريدي للبائع 5 أرقام | BR-KSA-66 | اكتب الرمز البريدي من العنوان الوطني |
| عنوان البائع مكتمل: الشارع، والمبنى، والرمز، والمدينة، والحي، والدولة | BR-KSA-09 | أكمل الحقول الناقصة من العنوان الوطني |
| الرقم الضريبي للبائع 15 رقمًا، أوله 3 وآخره 3 | BR-KSA-40 | انسخه من شهادة التسجيل دون مسافات |
| معرّف المشتري عند غياب رقمه الضريبي (في الفاتورة الضريبية) | BR-KSA-81 | اكتب سجله التجاري أو معرّفًا آخر مقبولًا |
| معرّف المشتري حروف وأرقام فقط، ومن القائمة المسموحة | BR-KSA-14 | احذف الشَّرطات والمسافات، واختر نوع المعرّف الصحيح |
| اسم المشتري في الفاتورة الضريبية | BR-KSA-42 | لا تترك اسم المشتري فارغًا |
| تاريخ الإصدار ليس في المستقبل | BR-KSA-04 | اضبط ساعة الجهاز وتاريخه على توقيت الرياض |
| تاريخ التوريد في الفاتورة الضريبية | BR-KSA-15 | أضف تاريخ التوريد |
| المبالغ والكميات موجبة | BR-KSA-F-04 | لا تكتب كميات بالسالب؛ المرتجع يكون بإشعار دائن |
هل القاعدة ترفض الفاتورة أم تكتفي بتحذير؟ العبرة برد المنصة نفسه: ما يأتي تحت الأخطاء يعني الرفض، وما يأتي تحت التحذيرات تمرّ معه الفاتورة.
رُفضت الفاتورة. ما الخطوات؟
- اقرأ رمز القاعدة في الرد.
- صحّح البيان في نظامك (وفي بيانات العميل الثابتة إن كان الخطأ فيها، حتى لا يتكرر).
- أصدر فاتورة جديدة وأرسلها.
- إذا كانت الفاتورة قد أُجيزت (أو قُبلت المبسطة) ثم اكتشفت خطأً في المبلغ، فالتصحيح بإشعار دائن أو مدين. الإشعار الدائن والمدين
ونحن؟
في QMM Group نجهّز الربط على نظامك، ونضبط معك البيانات التي تتكرر بسببها رسائل الرفض. ابحث عن رمز رسالتك في قاموس الأخطاء، أو احجز جلسة 20 دقيقة.
أسئلة شائعة
مرّت الفاتورة مع تحذير. هل أفعل شيئًا؟ التحذير لا يمنع مرور الفاتورة، لكن صحّح سببه في الفواتير القادمة.
وصلتني ملاحظات من الهيئة بعد أن أُجيزت فواتيري. الإجازة لا تعني أن كل البيانات بلا ملاحظات. اقرأ الملاحظة، وصحّح السبب في نظامك، واسأل محاسبك إن كانت تحتاج إشعارًا.
الرموز ونصوصها من جدول قواعد التحقق في «معيار تنفيذ الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML» الصادر عن الهيئة (الإصدار 1.2، مايو 2023، القسم 13). الشرح صياغتنا التوضيحية، وليس رأيًا نظاميًا.